LAPORAN
ANALISIS PERUSAHAAN JASA KEUANGAN
PT.PRUDENTIANL
LIFE ASURANCE
Laporan
ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah
“Sistem
Informai Eksekutif”
Di
susun oleh:
Moh.Tajul.Arifin:
(4115030)
Dosen
Pengampu :
FAKULTAS
TEKNIK
PRODI
SISTEM INFORMASI
UNIVERSITAS
PESANTREN TINGGI DARUL ULUM
JOMBANG
2017
KATA PENGANTAR
Dengan
mengucap puji dan syukur kehadirat Allah SWT, karena atas ridho dan
hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Tengah Semester Mata
Kuliah Sistem Informasi Eksekutif ini. Maksud dan tujuan dari penulisan laporan
ini adalah untuk memenuhi tugas akhir semester Mata Kuliah Sistem Informasi
Eksekutif Jurusan Sistem Informasi di Universitas Pesantren Tinggi Darul ‘Ulum
Jombang.
Penulis
merasa bahwa dalam menyusun laporan ini masih menemui beberapa kesulitan dan
juga hambatan, disamping itu juga menyadari bahwa penulisan laporan ini masih
jauh dari sebuah laporan yang sempurna dan masih banyak kekurangan-kekurangan
didalamnya, maka dari itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun
dari semua pihak.
Menyadari
penyusunan laporan ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak, maka pada
kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang setulus-tulusnya
kepada dosen pembimbing dan teman-teman yang membantu dalam membuat laporan
ini.
Akhir
kata, semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan karunia-Nya dan membalas segala
amal budi serta kebaikan pihak-pihak yang telah membantu penulis dalam
penyusunan laporan ini dan semoga tulisan ini dapat memberikan manfaat bagi
pihak-pihak yang membutuhkan.
Jombang, 10 November 2017
Penulis
MOH
TAJUL ARIFIN
HALAMAN
JUDUL…………………………………………………………………….i
KATA
PENGANTAR…………………………………………………………………..ii
DAFTAR
ISI……………………………………………………………………………iii
BAB I
PENDAHULUAN………………………………………………………………..1
1.1 Latar
Belakang……………………………………………………………………….1
1.2 Tujuan Penelitian…………………………………………………………………….1
1.3 Rumusan
Masalah……………………………………………………………………2
1.4 Batasan
Masalah……………………………..……………………………………….2
BAB II GAMBARAN UMUM
PERUSAHAAN………………………………………..3
2.1 Profil
Perusahaan……………………………………………………………………..3
2.2 Visi dan Misi…………………………………………………………………………4
BAB III PEMBAHASAN……………………………………………………………….6
3.1 pengertian
sistem…………………………………………………………………….6
3.2 pengertian
informasi…………………………………………………………………6
3.3 Pengertian system informasi
eksekutif………………………………………………6
3.4 pengertian perusahaan
PT.Prudential Life Assurance………………………………………………….7
3.5 penerapan teknologi informasi
PT.Prudential Life Assurance………………………….8
3.6 data dan konsep dasar
informasi…………………………………………………….9
3.7 gambaran umum
perusahaan………………………………………………………..14
3.8 deskripsi penerapan system
informasi teknologi di Pt Tiga Pilar Sejahtera………..14
3.9
pendekatan measurement, experiment, sharing dan replication……………………18
3.10 peranan teknologi informasi
dalam manajemen strategic…………………………19
3.11pentingnya devisi It dalam
bisnis manufaktur……………………………………...20
3.12 Peranan CIO Dalam Perusahaan
………………………………………………….23
BAB IV
PENUTUP…………………………………………………………………….27
4.1
Kesimpulan…………………………………………………………………………27
DAFTAR
PUSTAKA…………………………………………………………………..28
BAB
1
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Perusahaan
pada saat ini dalam menjalankan bisnisnya tidak hanya dinilai dari tingkat
keuntungan dan kerugian tetapi juga membutuhkan keseluruhan dari data data yang
berkaitan dengan aktifitas bisnisnya. Keseluruhan data data yang tadinya tidak
beraturan disusun secara sistematis menjadi sebuah informasi yang pada akhirnya
bermanfaat bagi semua objek pengguna. Informasi yang sifatnya detail ditujukan
untuk manajemen tingkat bawah atau teknis, informasi yang sifatnya umum
ditujukan untuk manajemen tingkat atas yang tidak membutuhkan terlalu
banyak informasi. Sedangkan untuk manajemen tingkat menegah, informasi
yang disajikan merupakan gabungan informasi detail dan informasi umum.
Sistem
Informasi Eksekutif cukup berperan penting dalam suatu perusahaan, hal ini
dapat dilihat dari kelebihan sistem informasi eksekutif yang ditawarkan cukup
menunjang eksekutif dalam mengambil keputusan. Seiring dengan semakin pesatnya
laju informasi melalui fasilitas internet, maka kekurangan akan informasi juga
semakin terasa. Tanpa adanya sistem informasi eksekutif yang memadai, maka laju
perkembangan suatu perusahaan akan terhambat dan tidak mampu bersaing
dengan kompetitor.
1.2 tujuan penelitian
- Memahami peranan teknologi informasi, terutama untuk memenangkan persaingan dan mengembangkan perusahaan.
- Memahami penerapan teknologi informasi yang berbasis pada measurement, experimentation, sharing, dan replication.
- Mengetahui peran Sistem Teknologi Informasi dalam mengembangkan Manajemen Strategik.
- Mempelajari pentingnya divisi Teknologi Informasi dalam menjalankan proses bisnis di beberapa perusahaan dan aplikasinya.
- Mengetahui pentingnya peran CIO dalam suatu perusahaan.
1.3Rumusan masalah masalah
- pengertian system informasi eksekutif dalam perusahaan manufaktur
- bagaimana penerapan system informasi eksekutif pada perusahaan eksekutif
- mengetahui system informasi eksekutif yang ada di PT.Prudential Life Assurance
BAB
2
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 profil perusahaan
Didirikan pada tahun 1995, PT
Prudential Life Assurance (Prudential Indonesia) merupakan bagian dari
Prudential plc, sebuah grup perusahaan jasa keuangan terkemuka
di Inggris. Sebagai bagian dari Grup yang berpengalaman lebih dari 168 tahun di
industri asuransi jiwa, Prudential Indonesia memiliki komitmen untuk
mengembangkan bisnisnya di Indonesia.
Prudential Indonesia memiliki izin usaha di bidang asuransi jiwa patungan berdasarkan Surat Keputusan Menteri Keuangan Indonesia Nomor: 241/KMK.017/1995 tanggal 1 Juni 1995 juncto Surat Menteri Keuangan Nomor: S.191/MK.6/2001 tanggal 6 Maret 2001 juncto Surat Menteri Keuangan Nomor S.614/MK.6/2001 tanggal 23 Oktober 2001 juncto Surat Menteri Keuangan Nomor S-9077/BL/2008 tanggal 19 Desember 2008. Perusahaan juga memiliki izin usaha Unit Syariah berdasarkan surat Menteri Keuangan Nomor KEP 167/KM.10/2007 yang dikeluarkan pada tanggal 20 Agustus 2007.
Prudential Indonesia memiliki izin usaha di bidang asuransi jiwa patungan berdasarkan Surat Keputusan Menteri Keuangan Indonesia Nomor: 241/KMK.017/1995 tanggal 1 Juni 1995 juncto Surat Menteri Keuangan Nomor: S.191/MK.6/2001 tanggal 6 Maret 2001 juncto Surat Menteri Keuangan Nomor S.614/MK.6/2001 tanggal 23 Oktober 2001 juncto Surat Menteri Keuangan Nomor S-9077/BL/2008 tanggal 19 Desember 2008. Perusahaan juga memiliki izin usaha Unit Syariah berdasarkan surat Menteri Keuangan Nomor KEP 167/KM.10/2007 yang dikeluarkan pada tanggal 20 Agustus 2007.
Sejak peluncuran produk asuransi
terkait investasi (unit link) pertamanya di tahun 1999, Prudential Indonesia telah
menjadi pemimpin pasar untuk kategori produk tersebut di Indonesia. Prudential
Indonesia menyediakan berbagai produk dan layanan yang dirancang untuk memenuhi
dan melengkapi setiap kebutuhan keuangan para nasabahnya di Indonesia.
Prudential Indonesia juga telah mendirikan unit bisnis Syariah sejak tahun 2007
dan dipercaya sebagai pemimpin pasar asuransi jiwa syariah di Indonesia sejak
pendiriannya.
Sampai dengan 31 Desember 2016, Prudential Indonesia memiliki kantor pusat di Jakarta dan kantor pemasaran di Medan, Surabaya, Bandung, Denpasar, Batam dan Semarang. Prudential Indonesia melayani lebih dari 2,4 juta nasabah melalui lebih dari 260.000 tenaga pemasar berlisensi di 393 Kantor Pemasaran Mandiri (KPM) di seluruh Nusantara termasuk Jakarta, Surabaya, Medan, Bandung, Yogyakarta, Batam dan Bali.
Sampai dengan 31 Desember 2016, Prudential Indonesia memiliki kantor pusat di Jakarta dan kantor pemasaran di Medan, Surabaya, Bandung, Denpasar, Batam dan Semarang. Prudential Indonesia melayani lebih dari 2,4 juta nasabah melalui lebih dari 260.000 tenaga pemasar berlisensi di 393 Kantor Pemasaran Mandiri (KPM) di seluruh Nusantara termasuk Jakarta, Surabaya, Medan, Bandung, Yogyakarta, Batam dan Bali.
Beberapa pencapaian bisnis kunci sampai 31 Desember
2016:
Total pendapatan premi: Rp 26,5 triliun
Total kontribusi dana tabarru: Rp 2,2 triliun
Total aset: Rp 64,2 triliun
Total dana kelolaan: Rp 54,4 triliun
Total klaim dibayarkan: Rp 9,9 triliun
Risk-Based Capital (RBC): 1.061%. Di atas ketentuan Pemerintah sebesar 120%
Beragam penghargaan telah diterima Prudential Indonesia selama masa beroperasinya
Total pendapatan premi: Rp 26,5 triliun
Total kontribusi dana tabarru: Rp 2,2 triliun
Total aset: Rp 64,2 triliun
Total dana kelolaan: Rp 54,4 triliun
Total klaim dibayarkan: Rp 9,9 triliun
Risk-Based Capital (RBC): 1.061%. Di atas ketentuan Pemerintah sebesar 120%
Beragam penghargaan telah diterima Prudential Indonesia selama masa beroperasinya
2.2 visi dan misi perusahaan
- visi
“Menjadi perusahaan Jasa Keuangan Ritel terbaik di Indonesia, melampaui
pengharapan para nasabah, tenaga pemasaran, staf dan pemegang saham dengan
memberikan pelayanan sempurna, produk berkualitas, tenaga pemasaran profesional
yang berkomitmen tinggi serta menghasilkan pendapatan investasi yang
menguntungkan”
2. misi
·
Semangat untuk
menjadi yang terbaik
Untuk memberikan yang terbaik dan memperbaiki kemampuan untuk mendapatkan hasil yang terbaik pula
Untuk memberikan yang terbaik dan memperbaiki kemampuan untuk mendapatkan hasil yang terbaik pula
·
Organisasi yang
memberikan kesempatan belajar
Memberikan kesempatan kepada setiap orang di perusahaan untuk mendapatkan pengetahuan, keahlian dan pengembangan pribadi melalui berbagi training.
Memberikan kesempatan kepada setiap orang di perusahaan untuk mendapatkan pengetahuan, keahlian dan pengembangan pribadi melalui berbagi training.
·
Bekerja sebagai
suatu keluarga
Bekerja bergandengan tangan sebagai satu keluarga besar memperlakukan satu sama lainnya dengan rasa hormat dan penuh kasih untuk menciptakan suasana penuh pengertian.
Bekerja bergandengan tangan sebagai satu keluarga besar memperlakukan satu sama lainnya dengan rasa hormat dan penuh kasih untuk menciptakan suasana penuh pengertian.
·
Integritas dan
Keuntungan yang merata bagi semua pihak yang terkait dengan perusahaan.
Komitmen untuk selalu
memiliki integritas dalam setiap hal, menyediakan pelayanan terbaik untuk
nasabah, menghargai setiap orang dengan adil berdasarkan nilai tambah bisnis,
berkomunikasi dengan jelas dan memberikan pendapatan penghasilan yang baik ke
setiap orang (tanpa diskriminasi).
BAB
3
PEMBAHASAN
3.1 pengertian sistem
Sistem
merupakan kumpulan dari sub-sub sistem, elemen-elemen, prosedur-prosedur yang
saling berinteraksi, berintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu seperti
informasi, target, dan tujuan lainnya.
3.2 pengertiam informasi
Informasi
merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi
pengguna dan mempunyai nilai yang nyata atau dapat dirasakan manfaatnya dalam
keputusan-keputusan yang akan datang.
3.3 pengertian system informasi
eksekutif
Sistem
Informasi Eksekutif (SIE) adalah sistem yang dibuat hanya untuk digunakan para
Eksekutif atau Top Level Management dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
Dimana dalam sistem ini hanya menampilkan grafik dan laporan dari seluruh
proses bisnis pada organisasi atau perusahaan tersebut.
Dalam
membangun SIE, para eksekutif menggunakan beberapa konsep dasar yang bertujuan
memungkinkan para eksekutif dapat memantau seberapa baiknya perusahaan
dalam mencapain tujuannya.
Konsep
Dasar SIE ada 3 yaitu :
- Faktor penentu keberhasilan (critcal success factor), adalah hal-hal (faktor) yang menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi. Faktor-faktor ini dalam setiap perusahaaan berbeda- beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan
- Management By Exception (MBE) yaitu perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja aktual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan
- Model Mental. Peran utama SIE adalah membuat sari dari data dan informasi yang volumenya besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut penempatan informasi (information compression). Dimana menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan. Model tersebut memungkinkan seseorang membuat penilaian dan perkiraaan untuk memahami, memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengembalikan pelaksanaannya.
3.4 pengertian PT.Prudential Life Assurance
Perusahaan adalah kesatuan teknis (unit ekonomi) yang
mengombinasikan Sumber Daya Alam (tanah dan unsur-unsurnya), Sumber Daya
Manusia, Modal dan Kewirausahaan ( skill) untuk menghasilkan sejumlah
barang dan jasa tertentu. Manufaktur adalah suatu cabang industri yang
mengaplikasikan mesin, peralatan dan tenaga kerja dan suatu medium proses untuk
mengubah bahan mentah menjadi barang jadi untuk dijual. Perusahaan
pengolahan / manufaktur adalah perusahaan yang mengolah bahan mentah (bahan
baku) menjadi barang jadi.
Operasi perusahaan manufaktur tidak sesederhana perusahaan
dagang, karena perusahaan manufaktur membuat sendiri barang yang akan dijualnya.
Laporan keuangan perusahaan manufaktur hampir sama dengan laporan keuangan
perusahaan dagang.Perbedaannya terletak pada bagian Aktiva Lancar di Neraca dan
Harga Pokok Penjualan di Laporan Rugi-Laba. Dalam perusahaan manufaktur,
penentuan harga pokok barang yang diproduksi dan harga pokok penjualan harus
melalui beberapa tahapan yang lebih rumit.Perusahaan manufaktur harus
menggabungkan harga bahan yang dipakai dengan biaya tenaga kerja dan biaya
produksi lain untuk dapat menentukan harga pokok barang yang siap unuk dijual.
3.5 penerapannan teknologi informasi di PT.Prudential
Life Assurance
Sebelum membuat strategi teknologi, pasti ada strategi
bisnis terlebih dulu. TI, seharusnya memang sudah dilibatkan dalam pembuatan
strategi bisnis, bukan sebagai sekuensial setelah business strategy, setelah
itu teknologinya. Justru itu harus sudah ada di depan. Karena teknologi bisa
membuat satu hal yang business wise tidak strategis, menjadi strategis. Bahasan
pertama adalah apa saja strategi yang bisa dihasilkan oleh system informasi
teknologi pada PT.Prudential Life Assurance?
Informasi adalah salah satu asset penting yang sangat
berharga bagi kelangsungan hidup suatu organisasi/bisnis, pertahanan keamanan
dan keutuhan negara, kepercayaan publik atau konsumen, sehingga harus dijaga
ketersediaan, ketepatan dan keutuhan informasinya. Informasi dapat disajikan
dalam berbagai format seperti: teks, gambar, audio, maupun video. Manajemen
pengelolaan informasi menjadi penting ketika terkait dengan kredibilitas dan
kelangsungan hidup orang banyak. Tujuan manajemen informasi adalah untuk
melindungi kerahasiaan, integritas dan ketersediaan informasi tersebut.
Sayangnya, keamanan informasi oleh banyak perusahaan masih dianggap sebagai
masalah teknis yang cukup ditangani oleh bagian teknologi informasi (TI) saja,
sehingga menghasilkan solusi teknologi tanpa melibatkan proses bisnis. Artinya,
perangkat lunak dengan sistem keamanan tercanggih pun sering kali belum
mencukupi. Tentunya suatu perusahaan belum tentu membutuhkan atau mampu
menerapkan semua cara pengamanan sistem. Sia-sia apabila kita menerapkan sistem
TI dengan teknologi pengamanan mutakhir dan biaya sangat mahal jika ternyata
kebutuhan kita tidak serumit itu dan fungsinya pun tidak optimum. Sebaliknya,
tidak ada gunanya membeli sistem murah namun tidak dapat memberikan tingkat
keamanan sistem yang diharapkan. Yang menjadi bahasan kedua adalah apa solusi
untuk mengamankan system informasi teknologi di PT.Prudential Life Assurance tersebut?.Selain itu sistem informasi
teknologi ini juga memunculkan isu sosial dan teknologi, apabila telah
digunakan, apakah sudah kompatibel dengan kebutuhan perusahaan?
3.6 Data dan Konsep
Dasar Informasi
System informasi dan organisasi saling mempengaruhi. System
informasi harus disesuaikan dengan organisasi agar member informasi yang
dibutuhkan pada suatu bagian tertentu yang penting pada organisasi. Dalam
system informasi, variable terpenting adalah pengolahan data.
Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita
hadapi (data is the description of things and events that we face). Data
juga diartikan sebagai kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan
kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat
tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyata yang
sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi.
Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang
atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah
berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada
dan terjadi. Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi
tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang
terjadi (business data is an organization’s description of things (resources)
and events (transactions) that it faces).
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk
jamak dari bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat
memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang
nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan
informasi.Pengolahan data adalah masa atau waktu yang digunakan untuk
mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki keguanaan
(data processing is the term used to describe changes performed on data to
produce purposeful information).Kualitas informasi (quality of
information) sangat dipengaruhi atau ditentukan 3 hal, yaitu:
- Relevan (relevancy)
Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada
akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan
kepada ahli teknik perusahaan
- Akurat (accuracy)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
biasa atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan
dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau
kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut. Komponen
keakuratan informasi antara lain:
·
Completeness ; Are necessary message items present
? Hal ini dapat berarti bahwa informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus
memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan
sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau
menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap
kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah yang terjadi dalam
suatu organisasi tersebut.
·
Correctness ; Are message items correct ? maksudnya
bahwa informasi yang diterima kebenarannya tidak perlu diragukan lagi.
Kebenaran dari informasi tersebut harus dapat dipertanggung jawabkan.
·
Security ; Did the message reach all or only the
intended systems users? Informasi yang diterima harus terjamin keamanan
datanya.
·
Economy (Ekonomis); What level of resources is
needed to move information through the problem-solving cycle ?. Kualitas dari
Informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan juga bergantung pada nilai
ekonomi yang terdapat didalamnya.
·
Efficiency(Efisien); What level of resources is
required for each unit of information output ?
·
Reliability (Dapat dipercaya); Informasi yang
didapatkan oleh pemakai harus dapat dipercaya, hal ini menentukan terhadap
kualitas informasi serta dalam hal pengambilan keputusan setiap tingkatan
manajemen.
3. Tepat Waktu
Informasi yang dibutuhkan oleh si pemakai tidak dalam hal
penyampaiannya tidak boleh terlambat (usang) karena informasi yang usang maka
informasi tersebut tidak mempunyai nilai yang baik dan kualitasnya pun menjadi
buruk sehingga tidak berguna lagi. Jika informasi tersebut digunakan sebagai
dasar pengambilan keputusan maka akan berakibat fatal sehingga salah dalam pengambilan
keputusan tersebut. Kondisi tersebut mengakibatkan mahalnya nilai suatu
informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah serta mengirimnya
memerlukan teknologi terbaru.
Berdasarkan
tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar penggunanya, yaitu:
- Informasi Strategis. Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.
- Informasi Taktis. Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan.
- Informasi Teknis. Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persedian stock, retur penjualan dan laporan kas harian.
Secara sederhana sistem dapat diterjemahkan: suatu kesatuan
elemen yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu kelompok dalam
melaksanakan suatu tujuan pokok yang ditargetkan. Sistem tidak hanya melibatkan
suatu fungsi saja atau prosedur saja, namun merupakan suatu kesatuan dari semua
hal yang dilibatkan untuk pekerjaan yang diinginkan dapat terlaksana dengan
baik.
Sistem
informasi juga dapat didefinisikan sebagai:
- Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
- Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi.
- Suatu sistem didalam suato organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan
Agar informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat
berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan
informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk
masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambil.
Manfaat
sistem informasi antara lain:
- Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
- Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
- Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
Sebagian besar sistem informasi berlandaskan komputer dan
terdapat di dalam suatu organisasi dalam berbagai jenis. Anggota
organisasi adalah pemakai informasi yang dihasilkan sistem tersebut termasuk
manajer yang bertanggung atas pengalokasian sumber daya untuk pengembangan dan
pengoperasian perusahaan.
Komponen
sistem informasi secara umum terdiri dari:
- Hardware. Terdiri dari komputer, periferal (printer) dan jaringan.
- Software. Merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu. Software dapat digolongkan menjadi Sistem Operasi (Windows XP, 2003, 2007 dan NT), Aplikasi (Akuntansi), Utilitas (Anti Virus, Speed Disk), serta Bahasa (3 GL dan 4 GL).
- Data. Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi.
- Prosedur. Dokumentasi prosedur/proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi) dan teknis.
- Manusia. Yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang jelas.
Kegiatan
dari sistem informasi antara lain:
- Input. Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.
- Proses. Menggambarkan bagaimana suatu data di proses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.
- Output. Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di atas tersebut.
- Penyimpanan. Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
- Control. Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Dalam mendisain dan menganalisa sistem informasi, perlu
menerapkan pengetahuan dari berbagai macam bidang. Suatu sistem informasi
melibatkan orang-orang pada berbagai tingkat di dalam sebuah organisasi,
komputer, program, dan prosedur serta personil untuk mengoperasikan
sistem. Bidang-bidang seperti manajemen, perilaku organisasi, teknik industri,
ilmu komputer, teknik elektro, komunikasi, psikologi dan lain-lain semuanya
memiliki peranan penting dalam membuat, mempelajari dan mendisain sistem informasi.
Apabila Sistem Informasi digunakan dalam mendukung kegiatan manajemen, maka
sistem tersebut disebut SIM (Sistem Informasi Manajemen). Sistem Informasi
Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari sistem manajamen atau sistem yang
menyediakan informasi yang bertujuan mendukung operasi manajemen dan
pengambilan keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung berhubungan dengan
pengolahan informasi yang berbasis pada komputer (computer base information
processing) dengan mempertimbangkan informasi apa, untuk siapa, dan kapan
harus disajikan
3.7 Gambaran Umum
Perusahaan
Lahirnya
PT Prudential Banc Bali Life Assurance, November 1995
– Pada tanggal 2 November persetujuan ditandatangani antara Prudential dan Bank
Bali Indonesia untuk melakukan merger menjadi Prudential BancBali Life
Assurance (PBBL).
Kantor
Pemasaran Pertama, Oktober 1996 – Kantor Pemasaran
Pertama PBBL dibuka di Artha Graha building.
PRUlink
investor account, April 1998 – produk unit link premi
tunggal memposisikan PBBL sebagai pelopor produk ini di pasar Indonesia
3.8 Deskripsi penerapan system informasi teknologi di PT.Prudential
Life Assurance
- Fungsi STI bagi PT.Prudential Life Assurance dalam mendukung strategi bisnis keuangan
Kini PT.Prudential Life Assurance telah memakai aplikasi
hasil pengembangan sendiri tim TI internalnya (in-house development) untuk
mendukung kebutuhan distribusi, pemasaran, dan administrasi. Aplikasi system
menggunakan SAP. SAP merupakan software ERP (Enterprise Resource Planning) yang
terbesar didunia. Software yang berasal dari Jerman ini sudah banyak digunakan
diseluruh belahan dunia, bahkan hampir seluruh perusahaan besar maupun menengah
di Indonesia telah menggunakan SAP, seperti perusahaan PT.Prudential Life
Assurance.
SAP
terdiri dari beberapa Module sesuai dengan bisnis proses ERP di perusahaan.
- MM (Material Management)
- SD (Sales & Distribution)
- PP (Production Plannin g)
- QM (Quality Management)
- WM (Warehouse Management)
- PM (Plant Maintenance)
- PS (Project Systems)
- HR (human resource)
- FI / CO (financial controlling)
- TR (Treasury and cash)
Selain
itu ada beberapa module Technical yg mendukung bisnis proses diatas, yaitu :
- Basis (Hardware and Software Administrator)
- ABAP (SAP Programer)
- BW (Business Warehouse)
SAP menghubungkan semua lini produksi dan seluruh
departement di perusahaan. SAP merupakan software yang sangat dinamis, dimana
semua menu dan tampilan program dapat di-costumaze menggunakan bahasa
pemrograman ABAP sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Salah satu keunggulan SAP
yg lainnya adalah pembuatan user interface menggunakan bahasa pemrograman yang lainnya
seperti JAVA, PHP, Visual Basic, ASP, VB.net, Lotus Script, Delphi dan
sebagainya. Tentunya untuk perusahaan yang menggunakan SAP, hal ini merupakan
suatu nilai tambah yang memiliki nilai yang tinggi, dimana perusahaan bisa
menggabungkan dan mengembangkan semua aplikasi yang ada dan dibutuhkan
perusahaan.
Dengan
Implementation Partner adalah SAP Active Global Support dan SAP software yang
disesuaikan dengan the mySAP™ ERP application serta pihak ketiganya adalah :
1.Database:IBM DB2, Microsoft SQL Server
2.Hardware: IBM
3.Operating system:IBM OS/400,Microsoft Windows 2003
SAP membantu system informasi tentang tren pasar, analisa
keuangan, hingga proses produksi dengan cara yang mudah dipahami oleh user
terakhir. Dengan penjelasan di atas, maka STI bisa mendukung strategi bisnis
perusahaan secara cepat dan dengan biaya yang rendah. Ini menggambarkan SAP
telah berperan sebagai system informasi strategis, yaitu mengubah sasaran,
pengoperasian, produk, jasa, atau relasi lingkungan organisasi untuk memperkuat
posisi dalam persaingan dagang. Diharapkan system yang mampu member efek
seperti ini mampu mengubah bisnis organisasi.
- Keamanan
Keamanan data elektronik menjadi hal yang sangat penting di
perusahaan penyedia jasa teknologi informasi (TI) maupun industri lainnya,
seperti: perusahaan export-import, tranportasi, lembaga pendidikan,
pemberitaan, hingga perbankan yang menggunakan fasilitas TI dan menempatkannya
sebagai infrastruktur kritikal (penting).
Informasi atau data adalah aset bagi perusahaan. Keamanan
data secara tidak langsung dapat memastikan kontinuitas bisnis, mengurangi
resiko, mengoptimalkan return on investment dan mencari kesempatan
bisnis. Semakin banyak informasi perusahaan yang disimpan, dikelola dan
di-sharing maka semakin besar pula resiko terjadinya kerusakan, kehilangan atau
tereksposnya data ke pihak eksternal yang tidak diinginkan.
Keamanan
informasi terdiri dari perlindungan terhadap aspek-aspek berikut:
- Confidentiality (kerahasiaan) aspek yang menjamin kerahasiaan data atau informasi, memastikan bahwa informasi hanya dapat diakses oleh orang yang berwenang dan menjamin kerahasiaan data yang dikirim, diterima dan disimpan.
- Integrity (integritas) aspek yang menjamin bahwa data tidak dirubah tanpa ada ijin fihak yang berwenang (authorized), menjaga keakuratan dan keutuhan informasi serta metode prosesnya untuk menjamin aspek integrity ini.
- Availability (ketersediaan) aspek yang menjamin bahwa data akan tersedia saat dibutuhkan, memastikan user yang berhak dapat menggunakan informasi dan perangkat terkait (aset yang berhubungan bilamana diperlukan).
Keamanan informasi diperoleh dengan mengimplementasi
seperangkat alat kontrol yang layak, yang dapat berupa kebijakan-kebijakan,
praktek-praktek, prosedur-prosedur, struktur-struktur organisasi dan piranti
lunak.Dengan adanya SAP di TPSF, keamanan yang telah dilakukan terhadap
kerahasiaan data dan dukungan terhadap sistem operasional perusahaan dirasa
telah cukup. Karena di dalam SAP TPSF telah dilengkapi sistem sehingga data
hanya disiapkan atau dipublikasikan untuk public atau bagian yang berwenang
saja (tidak semua orang dapat mengaksesnya).
- SAP Telah Kompatibel Terhadap Kebutuhan Perusahaan, dan isu sosial yang muncul seiring adanya SAP
Untuk melengkapi roll out perangkat lunak SAP, PT.Prudential
Life Assurance memperoleh company-wide platform yang terintegrasi yang
diperlukan perusahaan untuk beroperasi secara efisien. Adapun untuk mendukung
rollout tersebut disediakan 10 kelompok pendukung misalnya, anggota yang
melayani lebih dari 1000 pemakai, meskipun demikian SAP memberikan pemecahan
keterbatasan SDM untuk meningkatkan solusi bisnis pada perusahaan. Sebagai
tambahan dukungan system ini masih dilengkapi dengn hardcopy system request,
sehingga bisa mengakomodasi semua permintaan yang dipusakan pada bagian
pemeliharaan.
Seperti yang telah menjadi pembuka bagi makalah ini yaitu
tanggapan positif dari pihak manajemen PT.Prudential Life Assurance dan SAP
sendiri dalam pembangunan system informasi berbasis SAP, mengindikasikan bahwa
pihak manajemen TPSF puas dengan hasil kerja SAP karena murahnya biaya
operasional, dapat menjawab masalah keterbatasan SDM, dan lain sebagainya.
Dari penjelasan diatas telah tergambar bagaimana sebuah
informasi teknologi mampu menggantikan sebagian posisi manusia (SDM) di PT.Prudential
Life Assurance Efek positif yang
didapatkan perusahaan adalah biaya rendah karena mengurangi banyak tenaga.
Namun efek negative yang akhirnya dialami oleh karyawan karena mereka sebagian
besar sudah tidak dibutuhkan lagi.Hal ini bisa menjadi lebih ironis apabila
pemerintah juga tak memberikan perhatian atau peraturan win-win solution untuk
kepentingan perusahaan dan SDM.
3.9 pendekatan measurement, experiment, sharing dan
replication
Peranan Teknologi Informasi
Teknologi informasi memiliki peranan yang sangat penting
untuk meningkatkan keberhasilan sebuah bisnis. Peranan utama teknologi
informasi adalah membuat proses bisnis lebih terintegrasi, lebih cepat, tepat,
dan informasi yang dibutuhkan selalu tersedia pada saat dibutuhkan. Perusahaan
tanpa teknologi informasi akan jauh tertinggal dari perusahaan lainnya,
sehingga sekarang tanpa disadari teknologi informasi sudah melekat di semua
lini perusahaan. Menurut Brynjolfsson ada empat pendekatan suksesnya IT
terhadap sebuah perusahaan :
- Measurement
Dengan mempelajari data yang diperoleh melalui pemanfaatan
IT, perusahaan bisa mempunyai pengetahuan yang lebih baik mengenai pelanggan,
proses bisnis, kualitas produk dan celah dari rantai pasok mereka. Sehingga
perusahaan bisa terus meingkatkan kinerjanya.
2. Experiment
berdasarkan halaman web digunakan oleh para perusahaan
tersebut untuk melihat respon dari pelanggan mereka, sehingga perusahaan dapat
memilih page untuk webnya yang optimal dimana respon dari pengunjung cukup
bagus.Dengan berkembangan IT , berbagi informasi dan knowledge menjadi
lebih mudah. Dengan kemudahan berbagi informasi ini diharapkan perusahaan dapat
melahirkan inovasi-inovasi yang tentunya dapat mendukung perkembangan bisnis
perusahaan.
Dengan pemanfaatan IT, keunggulan proses bisnis dapat di
replikasi untuk semua area bisnis atau store lain, sehingga dapat memperbaiki
sistem secara menyeluruh dari bisnis perusahaan. Dengan melakukan replikasi
sistem informasi ke semua store, perusahaan mendapat keunggulan di semua
network perusahaan.
3.10 peranan teknologi informasi dalam manajemen strategic
Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan
untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan,
memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang
berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang
digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan
informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi ini menggunakan
seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan
satu komputer dengan komputer yang lainnya sesuai dengan kebutuhan, dan
teknologi telekomunikasi digunakan agar data dapat disebar dan diakses secara
global.
Terdapat tiga sasaran utama dari upaya penerapan Teknologi
Informasi dan Sistem Informasi dalam suatu organisasi. Pertama, memperbaiki
efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola
informasi. Kedua, meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan
informasi guna pengambilan keputusan. Ketiga, memperbaiki daya saing atau
meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara
berbisnis (Ward and Peppard, 2002).
Sering ditemukan bahwa penerapan Teknologi Informasi
kurang berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis
organisasi maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal tersebut terjadi
akibat penerapan SI/TI yang hanya berfokus pada teknologinya saja. Oleh karena
itu, cara efektif untuk mendapatkan manfaat strategis dari penerapan Teknologi
Informasi adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking
business) melalui analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya
serta mempertimbangkan Teknologi Informasi sebagai bagian solusi (Earl,
1992).
Perencanaan strategis Teknologi Informasi mempelajari
pengaruh Teknologi Informasi terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi
organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan
strategis Teknologi Informasi juga menjelaskan berbagai tools, teknik,
dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi Teknologi
Informasi dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui
penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2002).
Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis Teknologi
Informasi antara lain adalah adanya misi utama : keunggulan strategis atau
kompetitif dan kaitannya dengan strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif
atau manajemen senior dan pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi
pengguna dan kombinasi pengembangan bottom up dan analisa top down (Pant &
Hsu, 1995).
3.11
pentingnya devisi It dalam bisnis keuangan prudential
Fungsi teknologi informasi yang paling dominan di
perusahaan-perusahaan Indonesia adalah sebagai cost center. Hal ini bukan merupakan
suatu hal yang aneh mengingat tahap awal evolusi teknologi informasi di
perusahaan adalah sebagai alat otomatisasi, menggantikan proses manual menjadi
otomatis, dengan tujuan efisiensi. Keberadaan teknologi informasi di dalam
perusahaan yang bersangkutan adalah untuk menekan biaya overhead
sebesar-besarnya, sehingga berdampak terhadap penurunan total costs yang harus
dikeluarkan, atau secara tidak langsung meningkatkan profit perusahaan (profit
= revenue – cost). Namun, untuk keperluan tersebut, perusahaan pun berusaha
untuk seminimum mungkin melakukan investasi terhadap teknologi informasi yang
ada. Mengapa? Karena pada dasarnya, teknologi informasi memiliki porsi
tersendiri dalam struktur overhead costs. Di samping itu, perusahaan yang
menganggap teknologi informasi sebagai sesuatu hal yang tidak lebih dari untuk
keperluan administratsi saja, akan melakukan kontrol ketat terhadap segala
jenis biaya terkait, untuk keperluan yang lebih strategis. Tidak dapat
dipungkiri bahwa secara langsung maupun tidak langsung, investasi terhadap
teknologi informasi akan memiliki pengaruh pada strategi penentuan harga produk
atau jasa yang ditawarkan kepada pelanggan. Harga produk atau jasa yang mahal
(karena customers harus ‘mensubsidi’ teknologi informasi internal perusahaan)
akan mengurangi daya kompetitif perusahaan yang bersangkutan.
Berlawanan dengan fungsi divisi teknologi informasi sebagai
cost center, pada beberapa perusahaan, peranan teknologi informasi justru
diarahkan menjadi profit center, atau suatu entiti yang dapat menyumbangkan
keuntungan finansial terhadap perusahaan. Keuntungan dalam arti kata bahwa
keberadaan teknologi informasi memiliki potensi tertentu untuk menghasilkan
revenue pada tingkat tertentu. Contohnya adalah suatu perusahaan keuangan yang
memiliki fasilitas simulasi bursa efek (trading floor) untuk keperluan
internal. Dalam operasional sehari-hari, fasilitas ini dapat dipinjamkan ke
perusahaan-perusahaan lain yang tidak memiliki, karena tergolong cukup mahal
untuk memabangun infrastruktur teknologinya. Perusahaan-perusahaan harus
membayar sejumlah biaya untuk keperluan peminjaman fasilitas simulasi, yang
notabene akan menjadi sumber penghasilan bagi perusahaan keuangan tersebut.
Contoh lainnya adalah suatu perusahaan yang memiliki divisi teknologi informasi
dengan fasilitas multimedia canggih. Jika utilisasi fasilitas untuk keperluan
internal perusahaan tergolong rendah, maka sumber daya yang ada tersebut dapat
ditawarkan kepada perusahaan lain dalam bentuk-bentuk kerja sama, seperti: pembuatan
aplikasi multimedia, perancangan homepage perusahaan, pengembangan
perangkat lunak computer based training.
Divisi teknologi informasi sebagai suatu pusat investasi
(investment center) memiliki arti bahwa perusahaan memposisikan divisi tersebut
sebagai lembaga litbang, atau penelitian dan pengembangan. Sebagai layaknya
lembaga litbang yang lain, perusahaan memberikan investasi khusus bagi divisi
yang bersangkutan, untuk mengasilkan produk-produk baru yang dapat memberikan
keunggulan kompetitif (competitive advantage) bagi perusahaan di masa-masa
mendatang. Struktur organisasi divisi teknologi ini biasanya berdasarkan
portfolio program atau proyek yang dicanangkan. Target untuk menyelesaikan
suatu proyek pembuatan produk tertentu biasanya berkisar antara 3-5 tahun, atau
bahkan ada yang sampai sepuluh tahun. Contoh dari perusahaan yang melakukan
investasi litbang pada divisi teknologi informasinya adalah sebuah bank yang
memiliki program untuk membuat “Mini ATM”, yaitu sebuah peralatan seperti
kalkulator layar lebar yang dapat dibeli oleh para nasabah, dimana melalui
peralatan tersebut, para pelanggan dapat melakukan beberapa transaksi-transaksi
perbankan seperti credit transfer, memeriksa saldo tabungan, membayar
rekening listrik dan telepon, mengirimkan pesan kepada customer service,
mencari informasi, dan lain sebagainya. Dengan memiliki alat komunikasi dan
transaksi ini dikemudian hari, akan menambah keunggulan bank yang bersangkutan
dibandingkan dengan saingannya. Alasan mengapa harus dikerjakan oleh
bagian divisi teknologi internal adalah agar teknologi yang bersangkutan tidak
dapat ditiru oleh bank-bank yang lain.
Bagi perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang jasa,
divisi teknologi informasi biasanya diposisikan sebagai suatu pusat pelayanan, atau
service center. Dalam industri jasa, filosofi yang dipergunakan adalah selalu
meningkatkan kepuasan pelanggan dari segi pelayanan. Kalau bicara mengenai
kepuasan pelayanan, berarti berusaha untuk memberikan fleksibilitas yang
sebesar-besarnya kepada para pelanggan dalam arti bahwa dimana saja, kapan
saja, dengan cara apa saja, pelanggan dapat menikmati jasa yang ditawarkan
perusahaan dengan tingkat convinience yang tinggi. Dengan kata lain, pelayanan
yang diberikan harus lintas batas dan lintas waktu (time and space). Kalau
bicara mengenai pelayanan lintas batas dan lintas waktu, berarti berhubungan
dengan teknologi informasi. Suatu perusahaan distribusi berusaha meningkatkan
pelayanan kepada para pelanggan utamanya (principal) dengan cara memberikan fasilitas
khusus untuk melihat profil geografis penjualan produk-produk mereka di pasar
Indonesia. Dengan fasilitas ini mereka dapat melihat trend penjualan setiap
produk di seluruh lokasi mulai dari tingkat propinsi sampai ke outlet-outlet.
Terhadap tipe pelanggan lainnya (outlet), perusahaan dapat memberikan fasilitas
berupa pemesanan (order) produk melalui internet dengan pengiriman barang tidak
lebih dari 24 jam dan service level yang tinggi (paling tidak 95%).
Pertanyaan umum kemudian timbul. Apakah sebuah divisi
teknlogi harus memilih salah satu peran center yang dijelaskan di atas?
Jawabannya adalah tidak selalu. Terkadang sebuah departemen teknologi informasi
dapat berperan sebagai cost center dan service center sekaligus, seperti yang
biasa terjadi pada perusahaan pelayanan penerbangan. Perusahaan-perusahaan yang
bergerak di bidang industri manufaktur biasanya memperlakukan teknologi
informasi sebagai investment center pada awalnya, untuk akhirnya menjadi profit
center di masa mendatang. Untuk benar-benar mengetahui posisi teknologi
informasi yang tepat bagi sebuah perusahaan, sebuah assessment untuk merumuskan
strategi teknologi informasi yang sejalan dengan strategi bisnis dan manajemen
perusahaan harus dilakukan sebelum langkah-langkah investasi dilakukan. Jika
tidak, fenomene over investment atau under investment di bidang teknologi
informasi akan terjadi yang dapat menimbulkan dampak negatif bagi perusahaan
dalam kurun waktu jangka pendek, menengah, dan panjang.
3.11 Peran CIO dalam Perusahaan Jasa keuangan Prudential
- Memahami Bisnis
Tugas pertama dan utama yang merupakan tanggung jawab
eksekutif lain dalam jajaran direksi adalah mempelajari dan memahami secara
menyeluruh dan mendetail bisnis yang digeluti perusahaan/pemerintah. Kalau
dahulu manajemen inti cukup mempelajari semua komponen internal
perusahaan/pemerintah (khususnya sehubungan dengan produk-produk atau jasa-jasa
yang ditawarkan), saat ini hal tersebut tidaklah cukup. Persaingan yang begitu
cepat dan lingkungan bisnis yang sangat dinamis mengharuskan eksekutif
perusahaan/pemerintah untuk selalu memantau dan mempelajari aspek-aspek di luar
perusahaan/pemerintah (eksternal) secara intens dan terus-menerus, terutama
yang berkaitan dengan perilaku pasar (market) dan pelanggan atau tuntuntutan
rakyat. Setidak untuk dewasa ini ada tujuh cara yang terbukti efektif untuk
mempelajari hal internal dan eksternal perusahaan/pemerintah.
Ketujuh
cara tersebut adalah:
1. Memiliki armada SDM yang secara berkala mempelajari keadaan pasar dan komponen eksternal lainnya;
2. Mempelajari secara mendalam proses-proses penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan/pemerintah;
3. Mengundang bagian-bagian lain dalam perusahaan/pemerintah untuk berdiskusi secara berkala;
4. Menghadiri seminar-seminar yang berhubungan dengan industri terkait;
5. Membaca secara aktif publikasi-publikasi yang berkaitan dengan produk, jasa, dan industri dimana perusahaan/pemerintah yang bersangkutan berada;
6. Menjadi anggota forum-forum bisnis maupun akademis terkait; dan
7. Menjalin komunikasi aktif dan konsisten dengan para manajer lini perusahaan/pemerintah.
1. Memiliki armada SDM yang secara berkala mempelajari keadaan pasar dan komponen eksternal lainnya;
2. Mempelajari secara mendalam proses-proses penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan/pemerintah;
3. Mengundang bagian-bagian lain dalam perusahaan/pemerintah untuk berdiskusi secara berkala;
4. Menghadiri seminar-seminar yang berhubungan dengan industri terkait;
5. Membaca secara aktif publikasi-publikasi yang berkaitan dengan produk, jasa, dan industri dimana perusahaan/pemerintah yang bersangkutan berada;
6. Menjadi anggota forum-forum bisnis maupun akademis terkait; dan
7. Menjalin komunikasi aktif dan konsisten dengan para manajer lini perusahaan/pemerintah.
- Membangun Citra Divisi
Tugas kedua yang menjadi tanggung jawab seorang CIO adalah
membangun kredibitilitas direktorat sistem informasi yang dipimpinnya. Hal ini
sangat penting mengingat banyak sekali karyawan yang menilai bahwa penggunaan
sistem informasi secara strategis merupakan ciri perusahaan/pemerintah di masa
mendatang, bukan saat ini. Namun walau bagaimanapun juga, direktorat sistem
informasi yang ada harus dapat membuktikan bahwa aktivitias-aktivitas yang
dilakukan saat ini adalah merupakan jalan atau jembatan menuju masa depan.
Direktorat, departemen, atau divisi sistem informasi (atau teknologi informasi)
harus memiliki citra yang baik di mata fungsi-fungsi lain dalam
perusahaan/pemerintah. Strategi yang paling efektif adalah dengan cara membantu
para SDM di dalam perusahaan/pemerintah untuk meningkatkan kinerjanya melalui
utilisasi teknologi informasi, karena hal inilah yang merupakan misi utama dari
keberadaan sistem informasi di perusahaan/pemerintah. Pemberian pendidikan dan
pelatihan kepada para pengguna (users) sistem informasi, mulai dari staf sampai
dengan manajer eksekutif, merupakan salah satu cara lain untuk meningkatkan
citra divisi sistem informasi.
Dengan menghasilkan “produk-produk” yang terbukti dapat
membantu para karyawan dalam melaksanakan aktivitas perkerjaannya sehari-hari,
divisi sisten informasi akan dengan mudah mendapatkan kepercayaan dari
fungsi-fungsi lain di organisasi untuk membawa mereka ke bentuk
perusahaan/pemerintah masa depan.
- Meningkatkan Mutu Penggunaan Teknologi
“Tak kenal maka tak sayang”, mungkin demikianlah kalimat
yang cocok ditujukan bagi para karyawan yang belum pernah dan takut menggunakan
komputer. Melihat bahwa keberadaan teknologi informasi ditujukan untuk
meningkatkan kualitas kinerja SDM (employees empowerment), seorang CIO memiliki
tugas untuk memasyarakatkan teknologi informasi agar dipergunakan secara aktif
untuk para karyawan perusahaan/pemerintah. Selain pemberian program-program
pelatihan (training) yang bersifat edukatif, diperlukan suatu strategi untuk
membuat karyawan tertarik belajar lebih jauh dan memanfaatkan teknologi
informasi yang ada. Caranya bisa beraneka ragam, mulai dari yang bersifat
hiburan (entertainment) – seperti melalui permainan pada saat rekreasi
perusahaan/pemerintah (company outing) – sampai dengan yang sangat serius,
seperti diadakannya workshop khusus. Tujuannya adalah agar para karyawan akrab
dengan komputer (computer literate), sehingga selain dapat meningkatkan
kualitas kerja mereka, inovasi-inovasi baru berupa ide-ide pengembangan di masa
mendatang akan turut berpengaruh pada pengembangan sistem informasi di
perusahaan/pemerintah.
- Mencanangkan Visi Teknologi Informasi
Tugas selanjutnya bagi seorang CIO adalah untuk menentukan
visi perusahaan/pemerintah melalui pemanfaatan sistem informasi di masa
mendatang. Seorang eksekutif senior yang baik, adalah yang selalu bersifat
proaktif. Membantu perusahaan/pemerintah mencanangkan visinya di masa mendatang
adalah salah satu contoh sikap proaktif yang harus dimasyarakatkan di kalangan
perusahaan/pemerintah. Visi pemanfaatan sistem informasi merupakan bagian
integral yang tak terpisahkan dari visi perusahaan/pemerintah secara umum.
Melihat bahwa abad sekarang dan mendatang adalah era yang
sangat bergantung kepada informasi, peranan CIO dalam melihat masa depan
perusahaan/pemerintah menempati posisi yang cukup dominan. Namun tugas CIO
tidak hanya terbatas untuk merumuskan visi saja, namun yang bersangkutan harus
dapat memasyarakatkan ide-ide yang ada ke seluruh jajaran manajemen dan staf
(create a vision). Apalah artinya sebuah visi yang bagus tapi tidak ada seorang
pun dari karyawan yang merasa perlu untuk mewujudkannya. Ada banyak teknik dan
teori yang ditawarkan kepada manajemen untuk membantu merumuskan dan menjual
visi kepada seluruh jajaran karyawan secara efektif. Hal ini sangat penting,
karena visi merupakan akar dari seluruh aktivitas yang dilakukan oleh
perusahaan/pemerintah dalam kegiatan bisnisnya setiap hari.
- Pengembangan Sistem Informasi
Misi terakhir dari seorang CIO tentu saja membuat semua hal
yang ada di atas menjadi nyata, yaitu merencanakan dan mengembangkan arsitektur
sistem informasi perusahaan/pemerintah, yang terdiri dari komponen-komponen
seperti software, hardware, brainware, proses dan prosedur, infrastruktur,
standard, dan lain sebagainya. Secara berkesinambungan, seorang CIO harus dapat
me-utilisasikan sistem informasi yang dimiliki perusahaan/pemerintah saat ini
secara optimal, sejalan dengan rencana pengembangannya di masa mendatang. Suatu
kali seorang praktisi manajemen mengatakan bahwa seorang CIO yang baik akan
dapat “memanusiakan” karyawannya dengan cara memanfaatkan teknologi informasi
untuk membantunya melaksanakan aktivitas pekerjaan sehari-hari”
BAB
4
PENUTUP
4.1 KESIMPULAN
- Saran Teknologi informasi membuat top management mampu mengambil keputusan dengan cepat dan tepat karena data perusahaan dapat diakses setiap waktu.
- Teknologi informasi dibutuhkan dalam seluruh proses bisnis tanpa kecuali, sehingga sudah menjadi keharusan untuk mengimplementasikan teknologi informasi di perusahaan.
- Peningkatan efektifitas dan efisiensi perusahaan dapat dilakukan dengan pemberdayaan teknologi informasi dengan hasil yang signifikan.
DAFTAR
PUSTAKA
McFarlan,
Warren F, and James L McKenney. Corporate Information Systems
Management, Homewood, Illinois: Richard D Irwin, Inc., 1983.
http://www.tigapilar.com/
Laudon,
Kenneth,C., and Jane, P.Laudon, 2004. Management Informastion
System:Managing the Digital Firm, 8thEdition, Prentide-Hall, Inc., Upper
Saddle River, NJ.
Lukuhay,
Josh, 2007., Pentingnya TI Bagi Perusahaan Saat Ini Dan Tantangan Dunia Bisnis,
Majalah E-Bizz Asia.
Yan
dan Rahmad, 2007., Sistem Pemantauan Komputer pada Jaringan Berbasis Simple
Network Management Protocol (SNMP), Jurnal Teknologi dan Manajemen
Informatika, Vol. No.2, Agustus 2007, pp.183-192.